image Destrucción de documentos confidenciales en notarías de Valencia

Señales en su oficina de que necesita a una empresa destructora de papeles

Sea una empresa pequeña, mediana o grande; por mucho que la digitalización esté impuesta en cualquier negocio… En toda oficina siguen habiendo multitud de papeles, ya sean documentos, sobres, borradores… Es algo normal. No obstante, si se para a pensar detenidamente en cuántos de esos papeles ya no necesitan permanecer más en los cajones de su oficina, seguro que no le salen las cuentas. Precisamente por este motivo es necesario contar con el servicio de destrucción de papeles.

Las empresas tienden a acumular papeles a lo largo de los años y no solo es contraproducente en cuestiones de organización, pues estar en posesión de documentos confidenciales podría incurrir en riesgos de ilegalidad en el caso de que se hicieran públicos datos personales de clientes, o bien el documento haya prescrito y no tenga sentido tenerlo aún en posesión. 

A continuación, descubra si su oficina le está mandando señales de que es hora de contratar a un servicio de destrucción de documentos

1. Ir a buscar un documento en papel y no encontrarlo

La acumulación de papeles puede ser un verdadero descontrol. Aunque es cierto que la mayoría de documentos fundamentales para una empresa se encuentran en su versión digital, muchas veces no hay nada más inmediato y ‘a mano’ que papel y bolígrafo. Ha podido apuntar una información muy importante en un papel, y a la hora de necesitarlo no haber sido capaz de encontrarlo entre todos los documentos. Puede ocurrir que nunca lo encuentre, o que haya perdido mucho tiempo hasta encontrarlo…

Primero es necesario seleccionar y clasificar los documentos que aún tiene sentido conservar, y posteriormente debe procederse a la destrucción de papeles que no solo ya no tienen valor, si no que podrían conllevar riesgos legales al contener información confidencial.

destrucción de papel en oficinas

2. Saber dónde está el documento dentro de una montaña de papeles, y al cogerlo crear un desastre

Puede que en su oficina sí se lleve un control de los documentos, que estén agrupados por categorías, clientes… Pero también sería buena idea comprobar si más de uno está obsoleto. No vale la pena ocupar espacio innecesariamente. 

Además, una buena organización evita posibles contratiempos como el que se plantea en el epígrafe; ante esta situación, encontraría el documento que busca, pero perdería un tiempo muy valioso recogiendo el resto y volviendo a organizarlos todos. Debemos deshacernos de aquellos documentos que ya no nos resulten de utilidad. 

3. La posesión de documentos confidenciales ya le ha supuesto un problema

Facturas, recibos, resguardos, nóminas, contratos, seguros… Son documentos que contienen información personal que no puede hacerse pública, por ello, el procedimiento a seguir para su desaparición de su oficina no puede limitarse a tirarlos a la basura, es necesario destruirlos de forma definitiva sin que quede ningún rastro de ellos.

De hecho, si ya ha tenido algún problema de confidencialidad con alguno de sus clientes o cualquier otro grupo de interés de su empresa, quizá lo ha podido solucionar simplemente con una conversación, pero no siempre es así. Si se decide recurrir a la vía legal la sanción puede suponer el pago de hasta un 4% de la facturación anual de la compañía, y a ello se le suma el riesgo reputacional que podría ocasionar en el caso de tratarse de una situación que acapare una gran importancia mediática. 

No vale la pena arriesgarse, es importante tomar las medidas necesarias a la hora de destruir los documentos para que este suceso no vuelva a darse.

4. Tener una máquina destructora de papel que se atasca

El problema de no destruir los documentos confidenciales es que muchas empresas ni siquiera saben que están en su obligación de hacerlo y están más expuestas a sufrir riesgos innecesarios.

Pero también hay empresas que son muy conscientes de ello y establecen políticas de destrucción del papel en su oficina. Algunas optan por comprar una destructora de papel, ahora bien, ¿es el método más efectivo?

Los papeles se destruyen poco a poco

Si quiere destruir todos los papeles acumulados va a tardar un buen rato porque solo puede introducir una reducida cantidad de papeles a cada uso, además, en el momento que la trituradora se calienta es necesario parar hasta que vuelva a enfriarse. 

El ruído

Sea cual sea el tamaño de la oficina, la trituradora siempre va a molestar a alguien, provocandole cierto malestar en su jornada laboral. 

Es un proceso manual

Una vez triturados los documentos, las tiras de papel seguirán estando en nuestra oficina. Será necesario ocuparse de ellas llevándolas a una planta de reciclaje. Más tiempo perdido.

papel triturado

Con todo esto, en PCN consideramos que sin duda, existe la necesidad de deshacerse de los papeles que solo hacen que ocupar espacio, y la opción más eficaz es externalizar el proceso a través de una empresa de destrucción de documentos. Desde PCN nos encargamos de llevar a cabo dicho proceso. Ponemos a disposición de las empresas un contenedor en el que poder acumular todos los papeles innecesarios o con información confidencial y lo llevamos a planta para proceder a su destrucción. 

Animamos a todos los CEOs a implantar medidas de gestión documental tanto para poder optimizar los procesos del día a día como para garantizar el cumplimento de la ley vigente en materia de información personal. Contáctenos para solicitar nuestros servicios.

Por PCN - Destrucción Documental
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