Cuando se trata de documentos confidenciales, es fundamental ser lo más cuidadosos posible, tanto en su uso como en su posterior destrucción. Como en el resto de provincias, una notaría en Valencia tiene la obligación de adoptar las medidas que sean necesarias para garantizar que toda la información privada de sus clientes no caiga en manos de accesos o tratamientos no autorizados.
La confidencialidad es la base del ejercicio profesional de un notario, por ello, es vital que la destrucción de documentos se lleve a cabo de forma segura. Con la cantidad de documentos que se acumulan en una notaría, lo más inteligente es contar con una empresa especializada en la destrucción de documentos; la implementación de este servicio supone la optimización de los procesos y del tiempo, y por supuesto, contribuye a garantizar esa privacidad.
El proceso de destrucción de documentos a cargo de PCN
- Ponemos a su disposición un contenedor en el que depositará sus documentos para posteriormente llevarlo a la planta de destrucción, y finalmente proceder al reciclaje del papel.
- Desde PCN nos encargamos de recoger el contenedor, o si lo prefiere puede traerlos a nuestra fábrica y presenciar la destrucción de los documentos.
El papel desaparece, pero el documento no
Herencias, testamentos, contratos de compraventa, pólizas… Son documentos con información importante que los clientes de una notaría confían a los profesionales. Así como el notario garantiza un proceso legal de los documentos en los que interviene, lo mismo ocurre con el tratamiento de estos de principio a fin.
Es importante destacar que las notarías tienen la obligación de conservar una copia de cualquier documento que haya sido firmado. No obstante, una vez el documento haya sido pasado a soporte electrónico o prescrito, se puede proceder a la destrucción de la documentación. En este sentido, es importante que la notaría lleve un control de aquellos documentos confidenciales de los cuáles se puede y se debe desprender para evitar acumulaciones innecesarias.
Papel y responsabilidad social de las empresas: el reciclaje
Cualquier empresa puede contribuir a desarrollar acciones que sean beneficiosas para el medioambiente; el reciclaje es una de las más importantes y está al alcance de todas las empresas. En este sentido, para una notaría la destrucción de documentos confidenciales no solo supone una obligación; también supone una forma de tener iniciativa en cuanto a la causa medioambiental.
Desde PCN recogemos y reciclamos el papel haciendo un uso racional de los recursos que necesitamos para llevar a cabo nuestros procesos. Apostamos por la sostenibilidad a largo plazo y garantizamos que las empresas que cuentan con nuestro servicio también contribuyan a preservar el medioambiente. Además, con el reciclaje del papel conseguimos evitar la deforestación masiva salvando miles de árboles y ahorrando millones de litros de agua.
Si se encarga de gestionar una notaría en Valencia no dude en contactarnos para que nos ocupemos de la destrucción de todos aquellos documentos que ocupan espacio innecesariamente y que podrían poner en riesgo la privacidad de sus clientes.