Seguro que le suena haber visto estas siglas. En efecto, se trata del RGPD, es decir, Reglamento General de Protección de Datos. Es una norma que afecta a todas las corporaciones, sin importar el tamaño o su naturaleza física u online. Antes ya existían leyes aplicadas a la obtención y utilización de los datos personales por parte de las empresas, pero la implantación del RGPD supuso un mayor control de la seguridad de los ciudadanos, sobre todo en el medio digital.
El nuevo reglamento general de protección de datos entró en vigor en mayo de 2016, pero la aplicación oficial de dicho RGPD para todas las empresas de la Unión Europea no se hizo obligatoria hasta el 25 de mayo de 2018. La importancia de esta ley reside en que se amplían los derechos de los ciudadanos en cuanto a cómo desean que sus datos sean tratados por las empresas.
Los días previos al 25 de mayo
Aunque quizá ahora mismo no lo recuerde… Seguro que sabe perfectamente en qué momento entró definitivamente en vigor este reglamento. Cuando se acercaba dicha fecha, los usuarios se vieron envueltos en un ‘bombardeo de newsletters’ de las empresas, que avisaban de cómo iba a cambiar la ley y que por ello debían confirmarles que podían seguir teniendo sus datos.
Sí, fue un verdadero caos, tanto para las empresas como para la sociedad, pero aún así hoy en día hay muchas empresas que aún no son del todo conscientes de lo que supone poseer documentos con información confidencial que no debería tener en su poder, y mucho menos utilizarla. En este sentido, es cierto que sobre todo fue un gran cambio en el terreno digital, pero evidentemente es una ley aplicable a todas las empresas de cualquier naturaleza.
¿Qué es un dato personal? Cualquier información relacionada con una persona física que se pueda utilizar para identificarla directa o indirectamente. Puede ser cualquier cosa: un nombre, una foto, una dirección de correo electrónico, datos bancarios…
Destrucción de documentos para evitar riesgos innecesarios
Todas las empresas tienen en su poder datos personales, y lo cierto es que a veces no se les otorga la suficiente importancia; o más bien preocupación. Quizá una empresa no está utilizando ninguno de los documentos con información confidencial de los que tiene en su poder; los tiene almacenados entre los cajones y estanterías de la oficina. Es decir, no sé está haciendo uso de ellos porque han dejado de tener importancia para la actividad empresarial, pero tampoco se está preocupando por la necesidad de cumplir la ley. Es necesaria una destrucción de documentos de forma certificada y eficaz.
Desde que el RGPD entró en vigor, se aconseja a todas las empresas la destrucción de documentos que contengan datos confidenciales de los cuales no se conozca su procedencia, o no se tenga claro si han prescrito y han quedado obsoletos. De hecho, el incumplimiento de este reglamento no solo puede inducir a sanciones que llegan hasta el pago de un 4% de la facturación anual de la compañía, también puede verse reflejado en la reputación empresarial de forma negativa en caso de que se hiciera pública una divulgación de datos personales no deseada.
¿Qué hacemos en PCN?
En la línea del cumplimiento con el RGPD en PCN nos encargamos de aportar soluciones a las empresas para que no tengan que verse involucrados en este tipo de riesgos. Ponemos a su disposición un contenedor en el que depositar todos aquellos documentos que no tiene sentido conservar en la oficina, para posteriormente llevarlo a nuestra planta y proceder a su destrucción. También existe la opción de que sea la propia empresa la que lo lleve a nuestra planta y poder presenciar la destrucción de documentos certificada.
La seguridad de las empresas y de las personas nos importa. ¿Y a usted? Contáctenos para por fin deshacerse de aquellos documentos confidenciales que ya no deberían ocupar espacio en su oficina.
