Para las empresas o autónomos siempre existe esta duda de cuánto tiempo conservar las facturas. ¿Cuándo podré deshacerme de los documentos referentes a mi actividad económica? ¿Hasta cuándo Hacienda nos puede pedir una factura? Vamos a ver estos plazos y todo lo que a conservación y posterior destrucción de estos documentos concierne:
¿Qué facturas estoy obligado a guardar?
Tenemos obligación de conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. Es decir todas las que hayamos generado nosotros así como aquellas que hemos recibido, que tengan relación con nuestra actividad, y que han entrado en la contabilidad de la empresa o negocio personal.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Depende del ámbito del que hablemos, se establecen unos plazos de conservación diferentes para las mismas facturas o documentos. Así que veamos los diferentes ámbitos legales que nos afectan:
Ámbito tributario
La Agencia Tributaria nos dice que cuando las facturas lleven IVA deducido sometido a un período de regularización, “deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.”
Además si hay operaciones donde se ha invertido en oro, el período será de cinco años.
En caso de una inspección o de que Hacienda nos exija esos documentos, deberemos tener disponibles todos los de ese período hasta la fecha. Además en este caso de inspección o de presentar declaración complementaria, se inician por interrupción otros cuatro años más de conservar esos documentos desde la fecha.
Por otro lado las facturas de todo activo que se esté amortizando deberán conservarse cuatro años después del último plazo de amortización. Si se han tenido pérdidas se ha de conservar la documentación y facturas de ese ejercicio diez años. Y si se adquiere inmovilizado por valor superior a los 3.005,06€ tendremos que conservar esas facturas nueve años si son bienes muebles y catorce si se trata de bienes inmuebles.
Normativa o criterio mercantil
El Código de Comercio en el artículo 30 especifica que: “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.”
Además en el segundo párrafo concreta que esta obligación no termina con el cese de la actividad económica ni disolución de la empresa. Por lo que será obligatorio conservarlas incluso habiendo cerrado el negocio.
Normativa o criterio penal
Aunque el delito fiscal prescribe a los cinco años, el delito agravado prescribe a los diez. El delito agravado es aquel en que la cuantía de la cuota defraudada supera los 600.000€ o se ha cometido en el seno de una organización criminal.
¿Cómo debo guardar las facturas?
No sirve fotocopiar o escanear las facturas. Deben ser en su contenido original y de forma ordenada. Aunque sí que pueden estar en su versión electrónica siempre y cuando se pueda verificar mediante certificado o firma digital su validez y autenticidad.
¿Qué hacer con las facturas cuando he cumplido el tiempo establecido en cada caso?
Cuando hemos cumplido con el plazo establecido de conservación de las facturas, lo normal será deshacernos de ellas. Como se trata de documentos confidenciales o como mínimo con datos personales o con cierta protección, debemos asegurarnos de su destrucción y poder certificarla.
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