Hace escasos meses que la normativa española de protección de datos se actualizó en la actual RGPD para equipararse al resto de normativas europeas sobre protección de datos. Con los recientes cambios, es normal que muchos empresarios no sepan exactamente qué documentos hay que destruir y cuáles pueden incurrir en sanciones de no hacerlo. Por ello, vamos a enumerar qué documentos debe destruir tu empresa de manera confidencial para cumplir con el RGPD y cuales podemos eliminar de manera tradicional ¡Comenzamos!
Documentos a destruir de manera confidencial
Datos fiscales y números de cuenta
Cualquier documento en el que aparezcan reflejados números de cuenta o datos fiscales, tanto de nuestros proveedores como de nuestros clientes es necesario que sea destruidos. Según la nueva RGPD esta información es considerada de alta sensibilidad y por lo tanto entraría dentro de los tipos de documentos que tenemos que destruir.
Correo publicitario
Aunque parezca absurdo en principio, lo cierto es que muchas de las empresas que todavía utilizan los métodos de publicidad por correo (un sistema mucho más caro que otros más actuales), son grandes compañías que disponen de gran cantidad de datos confidenciales sobre nosotros. Normalmente, y si se sabe dónde buscar, este tipo de correo contiene mucha más información sensible de lo que pensamos. Por ello, es recomendable la destrucción de estos documentos y llevar un seguimiento exhaustivo sobre qué compañías nos envían esta publicidad.
Documentos relacionados con desplazamientos
Desde la impresión de un billete de AVE, pasando por los documentos para coger un vuelo internacional, hasta la reserva de un hotel; todos estos documentos deben ser destruidos ya que contienen gran cantidad de información confidencial. Si estás en el extranjero y estás manejando una gran cantidad de estos documentos confidenciales, lo mejor es que los vayas guardando en un lugar seguro hasta que regreses a casa. En ese momento, sería necesario realizar la destrucción confidencial de estos documentos.
Listados de clientes/proveedores
Este tipo de documentos en los que listamos a nuestros clientes o proveedores con mucha información confidencial (dirección, teléfono, datos económicos o fiscales) deben protegerse con sumo cuidado. Por otro lado, una vez que ya no sirvan son documentos que debemos destruir según marca la RGPD.
Documentos a destruir de manera tradicional
Existen documentos que no es necesario realizar su destrucción confidencial, y por lo tanto que podemos depositar en la basura. Por supuesto, cuando nos referimos a la ‘basura’ queremos decir el contenedor azul, ya que mezclar el papel con otro tipo de residuos perjudica el medioambiente y dificulta el reciclaje de éste. Además, dependiendo de la cantidad y composición, tu empresa puede incurrir en una falta (o incluso) un delito medioambiental.
Los documentos que se pueden destruir de manera tradicional son todos aquellos que no contengan datos personales, financieros, corporativos o con otros tipos de información protegida por la RGPD como datos médicos o financieros.
Conclusiones
Como acabamos de ver, cada vez, las reglas que rigen la protección de los datos de los usuarios son más estrictas en su cumplimento. Por ello, la cantidad de papeles y documentos susceptibles de ser tratados conforme la ley es mayor.
Necesitamos tratar estos documentos conforme a la ley y existen dos maneras. O compramos una máquina trituradora (con la importante inversión que conlleva y las pocas garantías que conlleva gestionarnos nosotros estos documentos) o confiamos en un servicio de destrucción de documentos. Este tipo de empresas especializadas en la destrucción de documentos suele adaptar sus servicios tanto a grandes empresas como a PYMES, además de que con este servicio, te aseguras de cumplir con todas las exigencias legales. La empresa te instala un contenedor cerrado para que insertes los documentos susceptibles de ser destruidos que garantiza s total protección y periódicamente pasa a recogerlos. Una vez se han destruido los documentos confidenciales, recibes un certificado como los documentos han sido destruidos conforme marca el RGPD y las leyes medioambientales.
Así que si estás buscando un servicio de destrucción de documentos que se ajusta a tu empresa, confía en PCN, elige el más adecuado entre nuestros servicios y despreocúpate. Escríbenos, y estaremos encantados de resolverte cualquier duda que pueda quedarte al respecto.
