¿Cuánto tiempo conservar las facturas? ¿Necesita mi empresa un servicio de destrucción de documentos?

¿Buscas una destructora de papel?

Casi todas las empresas tienen documentos con datos personales, o datos confidenciales de algún tipo. Estos documentos cuando ya no son útiles, no se pueden tirar sin más a la basura. Previamente hay que asegurarse que esos datos no pueden ser recuperados por nadie. Por eso existe la obligación legal de la destrucción de documentos confidenciales. Y para esto principalmente existen dos soluciones: o la compra/alquiler de una máquina destructora de papel o confiar este servicio a profesionales de la destrucción confidencial. Veamos las ventajas de cada solución:

Máquinas destructoras de papel

Destructora_de_papel
  • Dependes de ti mismo. No hay que avisar para su recogida ni depender de otra empresa. Solución casera.
  • No tienes límite de destrucción de papel, más allá de lo que dure la máquina y quepa en cada depósito, que deberás vaciar tras cada uso.
  • Puedes destruir documentos al momento. Es la solución para cuando se tiene urgencia en destruir algún documento y se requiere hacer al momento.
  • Se evita que se traspapelen esos documentos que debían ser destruidos (aunque esta ventaja también la tienen los servicios de destrucción al contar con el servicio de instalar en la oficina un pequeño contenedor precintado para documentos que deberán ser llevados a destruir).

Contratar un servicio de destrucción confidencial

  • Es mucho más seguro
  • Tienes certificado de destrucción
  • No te tienes que encargar de reciclaje del residuo
  • El contenedor para documentos ocupa el mismo espacio de una máquina destructora
  • No tienes que hacer inversión inicial
  • Más económico que el renting de la máquina trituradora.
  • Te evitas el mantenimiento de la máquina, así como el gasto de electricidad que supone, etc.
  • Con algunos tipos de documentos no basta con usar destructora en oficina
  • Delegas las responsabilidades legales
  • Puede salirte a coste 0€

Conclusión

Sabiendo estas ventajas, cada uno decidirá si se opta por una máquina de destrucción de papel o contratar un servicio de destrucción de documentos profesionales, cada uno deberá valorar qué es lo que le compensa.

De normal se suele optar por máquinas de destrucción de papel en oficinas muy pequeñas y sin casi trabajo o que están comenzando. Como primera solución ante la necesidad de destruir ciertos documentos. Pero con el tiempo terminan percatándose que la solución de contar con una empresa con experiencia, lejos de ser más cara, les resuelve cualquier problema que pudieran tener con una máquina propia.

Si te estás planteando qué solución escoger tras esta breve exposición de ventajas de cada opción, escríbenos, estaremos encantados de resolverte cualquier duda que pueda quedarte al respecto:

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Por PCN - Destrucción Documental
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