Cada vez más hay mayor presencia de soporte informático y menos en papel, aunque sigue siendo inevitable para las empresas y PYMES tener facturas, presupuestos, fichas, contratos y todo tipo de documentos en papel. Además estos documentos pueden contener información personal o privada, es decir se tratan de documentos confidenciales, que no pueden tratarse de cualquier modo. Es por ello que a la hora de querer deshacerse de ellos ya sea porque han prescrito y no es necesario conservarlos, o ya sea porque se han guardado en formato electrónico, no se pueden tirar a la basura como el resto de papeles. Tiene que certificarse su destrucción para que sea imposible su reconstrucción una vez destruidos. Para esto las PYMEs tienen dos opciones. La más fácil y por ello la que suele traer más problemas, es comprar una máquina trituradora de papel. Y la otra más profesional es contar para esta tarea con una empresa especializada en destrucción de documentos confidenciales. ¿Realmente necesitas este servicio?
Cómo funcionan las empresas de destrucción confidencial
Tienen un mecanismo de funcionamiento sencillo que se adapta a cualquier empresa o PYME y a sus necesidades. La empresa de destrucción llega a un acuerdo con la empresa cliente, para que esta se despreocupe de sus archivos y documentos confidenciales que quiere desechar. En muchas ocasiones, para mayor comodidad, se coloca un contenedor precintado en la oficina que ocupa bastante menos que una fotocopiadora. En él se depositan todos los documentos confidenciales a destruir. Al estar precintado no corre riesgo de traspapelarse. Y periódicamente la empresa de destrucción documental pasa a por ellos, lo vacía y se lleva a planta todos los documentos a destruir. Una vez destruidos con procedimientos homologados, el papel, que termina siendo pequeñas virutas, se utiliza para reciclaje. En el momento de ser destruido se emite un certificado de destrucción por el cual se acredita la destrucción de dichos documentos y se le remite a la empresa o PYME que contrató el servicio de destrucción.
Resulta muy caro para una pequeña empresa…
Realmente puede salir muy barato, dependiendo de los volúmenes. Pero por lo general para pequeñas y medianas empresas se manejan volúmenes muy asequibles. Se pueden consultar los diferentes planes de precios que disponen.
Además el precio que puede salir la otra opción puede resultar más caro. Podemos hacer la comparativa entre una máquina trituradora de papel y el servicio de destrucción documental.
No hay que olvidar que lo que más caro puede resultar es no cumplir la ley, lo que podría acarrear multas de hasta 600.000€ por lo que no conviene tomarse el asunto a la ligera.
Qué empresas tienen que destruir documentos
Como hemos dicho antes, todas aquellas empresas que manejen documentos en papel con información personal o privada. Es decir prácticamente todas. Pongamos algunos ejemplos:
- La mayoría de PYMES que tienen facturas, contratos y otros documentos confidenciales en papel.
- Administradores de fincas que tienen fichas de propietarios así como el contenido de las actas de juntas y demás decisiones internas que se trata de información de acceso único de la junta de propietarios.
- Los restaurantes tienen los datos de todos sus proveedores, facturas recibidas y emitidas así como fichas de clientes habituales.
- Hoteles por supuesto con la cantidad de datos de clientes que manejan, así como las fotocopias de DNI o pasaporte que solicitan a los huéspedes.
- Las inmobiliarias acumulan una gran cantidad de contratos de compra-venta o alquiler de inmuebles, con todos los datos personales de clientes.
- Centros de salud, clínicas privadas y hospitales tienen de hecho uno de los tipos de documentación con mayor protección de todas, ya que se tratan de datos médicos de los pacientes, historiales clínicos, etc.
- A pesar de los avances del “fintech”, los bancos y cajas de ahorro también se podría decir que son de los que más documentos confidenciales deberán destruir al año ya que son innumerables la cantidad de recibos, contratos, cartillas y otros documentos, con información privada de todos sus clientes y empleados.
- Los colegios y academias tienen todas las fichas, recibos, facturas y contratos con las familias de los alumnos y toda su información, así como la información académica de años.
- Los despachos de abogados tienen en su poder todo tipo de documentación confidencial de sus clientes.
- Las farmacias en muchas ocasiones tienen fichas de clientes, recetas con datos personales y datos médicos de clientes que deberán destruir de forma adecuada.
- Las notarías están obligadas a conservar copia de todos los documentos que se han firmado. Pero una vez pasados a soporte electrónico o que haya prescrito, la destrucción de contratos y demás documentación firmada por notario deberá ser destruida de forma correcta.
- Las agencias de viajes también tienen cantidad de datos confidenciales de clientes, como sus fichas, contratos de reservas y otros datos en documentos que deberán ser tratados adecuadamente.
- Empresas y agencias de seguros
Si eres alguna de este tipo de empresas y crees que te puede interesar todas las ventajas que tendrías al elegir estos servicios, escríbenos, y estaremos encantados de resolverte cualquier duda que pueda quedarte al respecto: