Qué documentos debe destruir tu empresa de manera confidencial (y cuales no) Destrucción de documentos para hoteles de Valencia

Destrucción de documentos para colegios

En los colegios es uno de los lugares donde más documentos se generan, ya que cada curso, cientos de alumnos tienen sus fichas de alumnos, notas, exámenes, pruebas y muchísimos otros documentos, que se archivan pero llegado el momento que estime el centro educativo (ya sea cuando el alumno termine su paso por el colegio o unos años más tarde) se deberían deshacerse de esos documentos. Pero al contener información personal no se puede tirar a la basura simplemente, y el colegio deberá destruir los documentos que contenga cualquier dato personal del alumno, calificaciones y demás. Por lo que estamos ante un caso de saturación para muchas escuelas, ya que no dan a basto con una máquina destructora simple, y deciden acudir a profesionales de servicios de destrucción documental.

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Seguridad de los datos de niños y sus familias

Los datos cada vez están más protegidos. Y las calificaciones, fichas de alumno y demás datos que posee el colegio de cada uno de sus alumnos no lo son menos. Por eso en institutos y otros centros educativos donde se cuelgan los resultados en tablones, es cada vez más habitual en vez del nombre del alumno, usar su DNI para identificarse en la lista, o bien ni si quiera colgarlos de forma pública. Más ahora que la tecnología permite mediante plataformas el acceso a una zona personal del alumno, con sus datos bien guardados tras un encriptado.

Documentos de papel con datos de alumnos

Pero es inevitable por muchas plataformas digitales que haya que al final tengan que haber todo tipo de documentos en papel. Desde los propios exámenes, a fichas o calificaciones que muchas veces deben imprimirse para firmarlas, etc. Pues bien el colegio en estos casos está acumulando gran cantidad de datos confidenciales. Y los debe guardar a buen recaudo mientras los tenga, así como destruirlos debidamente al terminar su vida útil. Para ello debe cumplir una serie de requisitos. La forma más sencilla y mejor solución para la mayoría suele ser optar por contratar servicios de destrucción de papel y documentos confidenciales.

Al final para la escuela es mucho más rentable que tener a algún administrativo o profesor teniendo que destruir poco a poco carpetas y carpetas que se han ido generando a lo largo de los cursos que ha pasado el alumno en ese colegio. Además aunque anteriormente haya estado en otro centro, exisitirá todo un expediente remitido por el anterior colegio al actual, que también pertenecerá al elenco de papeles que acompañan la vida del estudiante en su paso por la etapa educativa. Todo esto sumado siempre suelen ser buenos montones de papeles con los que lidiar.

Certificado de destrucción confidencial

Además está el hecho de que las escuelas deben tener constancia y seguridad que todos estos datos han sido destruidos correctamente. De lo contrario se podrían enfrentar a multas elevadas. Por lo que se suele optar por un servicio profesional también por la seguridad de tener un certificado de destrucción. Con este documento el colegio se deshace de toda responsabilidad del tratamiento de esos papeles con datos. Y tiene la certeza que jamás se podrán recuperar por alguien malintencionado.

En ese certificado figura el compromiso entre empresa destructora de documentos y el colegio en que la primera procesa todo el papel de forma que los datos en ella sean irrecuperables, estableciendo el nivel de seguridad del proceso, fecha en que se realiza y tipo de soporte en el que estaban los datos.

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Paso de los documentos del colegio a la empresa destructora

En el caso de PCN, el proceso es muy sencillo. Se instala en el colegio un contenedor de documentos a destruir. En el colegio una vez se decide la vida útil de expedientes, fichas, exámenes y demás papeles del alumno, pasada la fecha, se van depositando todos ellos en el contenedor precintado, de forma que nadie tiene acceso ya a él. Posteriormente antes de que se llene, la empresa destructora pasa a vaciarlo, transportarlo a planta y destruirlo según el procedimiento legal establecido. En la recogida se firma el certificado a modo de albarán de recogida, que para el centro educativo supone olvidarse de un problema y centrarse en lo que realmente se le da bien: enseñar y educar a las nuevas generaciones.

Por PCN - Destrucción Documental
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