Destrucción de documentos para abogados

Niveles de seguridad en destrucción de documentos confidenciales

Vamos a entender fácilmente la clasificación para datos confidenciales y niveles de seguridad que establece la LOPD. Y por otro lado la norma DIN 66399 que la completa con los tipos de soportes de información y los niveles de destrucción de documentos que contienen datos protegidos por la LOPD.

Niveles de seguridad o clases de datos

En el Reglamento 1720/2007 que desarrolla la LOPD referente a la clasificación y protección de documentos confidenciales, se establecen el marco y las normas que son de obligado cumplimiento, y se recoge la clasificación de dichos datos.

Seguridad en documentos confidenciales

Para clasificar estos datos existen 3 grupos o niveles de seguridad, dependiendo de la información o contenidos que puedan tener y la naturaleza de confidencialidad de dicha información. Estos niveles son:

  • Nivel básico: que podrían ser datos de primer orden como el nombre, DNI, domicilio, email, datos bancarios…
  • Nivel medio: datos relacionados con asuntos financieros o patrimoniales o de esa clase como la solvencia patrimonial, crédito, antecedentes penales, currículos, etc.
  • Nivel alto: todos aquella información de mayor nivel de privacidad como ficheros especialmente protegidos, o datos relativos a la religión, asuntos de salud, de alimentación, o por ejemplo afiliación sindical, etc.

Norma DIN 66399

Si sólo fuera por la LOPD nos quedaríamos aquí, pero el tratamiento de dichos datos en el día a día se nos quedaría algo ambiguo. Por suerte tenemos la norma DIN 66399. En ella se nos detallan tanto los tipos de soportes como los tamaños de partículas en la destrucción de documentos.

Tipos de soportes

Se nombran 6 tipos de soportes de información y se identifican con una letra cada uno:

  • P: toda la información en soporte papel o similar.
  • O: datos guardados en soportes de datos ópticos (CD, DVD, etc).
  • T: aquellos datos contenidos en soportes magnéticos (tarjetas identificación, tarjetas de débito/crédito, disquetes).
  • E: soportes con información de datos electrónicos (USB, tarjetas electrónicas, tablets).
  • F: soportes en formato película o film (carretes, cintas, etc).
  • H: todos los discos duros magnéticos o de naturaleza similar.

Niveles de tamaños de partículas de destrucción de documentos

Además esta normativa establece 7 niveles de tamaños de destrucción de documentos que se nombran . Esta norma indica la posibilidad que hay de recuperar los datos de dicho soporte una vez destruidos.

Por lo que a mayor nivel de destrucción en los documentos, será más pequeño el tamaño máximo de partículas que queden de él. Y se nombran con una P seguida de un número, siendo P1 el nivel de partícula más grande y P7 el nivel de tamaño más pequeño.

  • P1: Tiras inferiores a 12 mm de ancho y una superficie total menor a 2000 mm.
  • P2: Tiras de hasta 6 mm y un área máxima de 800 mm.
  • P3: Segmentos de hasta 2 mm de ancho y 320 mm de superficie.
  • P4: Fragmentos de 6 mm de ancho, y de superficie cuadrada tope de 160 mm.
  • P5: Partículas de ancho de 2 mm máximo y superficie cuadrada de 30 mm.
  • P6: Tiras regulares de 10 mm de ancho y de 1mm de superficie.
  • P7: Partículas de no más de 5 mm de superficie máxima, con un ancho no superior a 1 mm.

Tabla resumen de clasificación de destrucción de documentos

En conclusión cuando se vaya a destruir un documento confidencial o con datos personales protegidos por la LOPD, dependiendo de la clasificación de estos, deberemos darle un trato u otro, y el procedimiento será diferente.

En esta tabla vemos claramente la combinación del tipo de soporte y nivel de destrucción del documento:

Todo esto es de obligado cumplimiento por parte de cualquier empresa que tenga un tratamiento de datos. Además deberá certificar que así lo hace. Por eso en la mayoría de casos es altamente recomendable, y en ocasiones obligatorio, delegar esta tarea a una empresa de destrucción de datos confidenciales y que lo haga de forma profesional. Si tiene la necesidad de contar con servicios de destrucción de documentos o le surge alguna duda al respecto, póngase en contacto con nosotros, y le ayudaremos en lo que necesite.

Por PCN - Destrucción Documental
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