Cuando pensamos en la destrucción de documentos confidenciales siempre imaginamos a empresas relacionadas con el sector fiscal o administrativo. Pero desde que se aprobó el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), su contenido también afecta a otros sectores que hace pocos años pasaban desapercibidos. Un caso concreto son las farmacias y a continuación explicamos por que es necesaria la destrucción de documentos en farmacias.
Qué documentos confidenciales maneja una farmacia
1- Listado de proveedores
Como toda pyme dedicada a ofrecer bienes y servicios, las farmacias necesitan tener una base de datos de proveedores para muchos de los productos que venden al público. Si bien es cierto muchas de estas bases de datos se encuentran digitalizadas, también coexisten las agendas en papel o incluso las impresiones que realizamos de dichas bases de datos. Estos papeles contienen información que los convierte en documentos confidenciales que la farmacia debe destruir.
2- Recetas médicas
Otro de los documentos más sensibles que llegan a las farmacias son los impresos del médico con los que acuden los pacientes a la farmacia. Estas recetas contienen datos muy sensibles de los usuarios y por lo tanto están protegidos por el Reglamento General de Protección de Datos, por lo que se aconseja que a la farmacia la destrucción de estos documentos.
3- Libros de recetas
Los recetarios farmacéuticos contienen información muy valiosa para el profesional pero, al mismo tiempo, también contienen mucha información de los pacientes que está considerada de alto nivel por el RGPD. Por lo tanto, también sería necesario llevar un registro de la protección de datos y garantizar la destrucción confidencial por la farmacia si fuese necesario.
Por qué necesita destruir los documentos confidenciales una farmacia
Desde que entró en vigor la nueva RGPD, para equiparar la ley española al resto de sus socios europeos, muchos de los documentos manejados por las farmacias se han convertido en susceptibles de ser destruidos. La ley contempla estos documentos con un alto índice de riesgo ya que contienen datos muy personales (sobre todo con información relacionada la salud de los usuarios) que han de ser tratados conforme indica la ley. Cabe recordar que el RGPD contempla sanciones administrativas de hasta 600.000€ para aquellas empresas (en este caso farmacias) que no traten la documentación (y eventual destrucción) de forma correcta.
Cómo puede destruir documentos confidenciales una farmacia
Existen dos vías para destruir documentos con información personal a los que puede acceder una farmacia. La primera es la compra de una maquina de destrucción de papeles aunque esta opción requiere de una importante inversión inicial y, además, no garantiza que se cumpla el RGPD al 100%. La otra opción consiste en confiar en un servicio de destrucción de documentos confidenciales.
Ventajas de contar con un servicio de destrucción de documentos
En contra de lo que se piensa, este tipo de empresas no sólo es idónea para las grandes compañías, sino que las pequeñas y medianas empresas, como una farmacia, también pueden beneficiarse del servicio de destrucción de documentos.
Generalmente, el sistema es muy cómodo para el empresario ya que la empresa de destrucción de documentos llega a un sencillo acuerdo con el que la farmacia puede despreocuparse de los documentos susceptibles de ser destruidos mientras que cumple estrictamente con el RGPD. El funcionamiento es muy sencillo:
Se instala un contenedor cerrado en nuestra farmacia para que depositemos todos los documentos que van a ser destruidos en su interior. Al estar debidamente cerrado se garantiza que estos documentos no s mezclarán con otros que estemos utilizando. Cada cierto tiempo, la empresa dedicada a la destrucción de documentos se acercará a la farmacia, vaciará el contenedor y se llevará los documentos para destruirlos. Un vez se hayan destruido estos documentos confidenciales, la farmacia recibirá un documento que acredita la correcta destrucción de los documentos conforme a la regulación actual.
Si tiene s una farmacia y necesitas que nuestros profesionales destruyan tus documentos confidenciales y con información personal, confía en PCN, elige el más adecuado entre nuestros servicios y despreocúpate. Escríbenos, y estaremos encantados de resolverte cualquier duda que pueda quedarte al respecto.
