Tanto una empresa de trabajo temporal como una agencia de azafatas están acostumbradas a realizar numerosos contratos, lo que significa que son poseedoras de toda la información confidencial de muchas personas. Llega un momento en el que esos datos personales no solo dejan de tener importancia y valor para la empresa, sino que incluso pueden llegar a comprometerla, ya que se trata de información confidencial y pueden poner en riesgo la privacidad de los datos. Por esto es necesario la destrucción de documentos.
¿Cuál es la solución? Establecer políticas de conservación de documentos para evitar problemas y no guardar los documentos ‘por si acaso’. Del mismo modo que es importante preservar y almacenar en un lugar seguro aquellos documentos que sí o sí necesita una empresa, como permisos, los estatutos de la empresa… Igual de sensatos debemos ser con la destrucción de documentos.
Políticas de conservación de documentos para empresas de trabajo temporal y agencias de azafatas
Como es de esperar, la rotación en este tipo de organizaciones es muy superior a las de cualquier otro ámbito empresarial. Los contratos pueden ser incluso de horas, hasta de varias semanas por campañas estacionales como la temporada navideña, por ejemplo.
Es entendible pues, que la definición de estas políticas esté acorde con la temporalidad de los contratos. Las empresas de trabajo temporal y las agencias de azafatas pueden tomar la iniciativa en la gestión documental siguiendo estos pasos:
Análisis de los documentos
Es importante saber cuáles son los documentos que la empresa gestiona en su día a día. Este será el punto de partida para posteriormente conocer cuáles son los periodos máximos de conservación. Superado ese tiempo se podrá proceder a la destrucción de los documentos.
Clasificación de los documentos
Esta división de documentos puede hacerse de diversas formas: por tipos, por periodo de conservación, por relevancia… Además, en este punto la empresa también puede decidir qué documentos es necesario pasarlos a soporte digital.
Realización del calendario de conservación
Una vez la empresa tiene claro qué documentos puede destruir y cuándo puede hacerlo, es recomendable elaborar un calendario. El motivo es básicamente la organización y la constancia. Cuando se maneja información personal se trata con documentos muy serios que podrían comprometer la seguridad de los trabajadores, por ello es fundamental tomar medidas necesarias como la destrucción de documentos para evitar imprevistos y contratiempos.
Externaliza la destrucción de documentos con PCN
Sí, una empresa podría comprar una trituradora de papeles y destruir los documentos que ya no necesita, pero no es la forma más óptima de deshacerse de ellos. Sin duda, la opción más rápida, económica y eficaz es contratar a una empresa de destrucción de documentos. En PCN nos encargamos de destruir los documentos de forma segura ajustándonos a las necesidades de la empresa. Nuestros servicios son los siguientes:
Destrucción periódica
En este caso facilitamos contenedores a las empresas de diversos materiales y tamaños, y los instalamos para que los trabajadores depositen sus documentos. Nuestros operarios se encargan de sustituir el contenedor y llevarlo a planta para destruir los documentos de forma rápida y segura.
Destrucción puntual
En este caso, las empresas pueden acumular todos los documentos, incluidas carpetas y cajas durante cierto periodo de tiempo para posteriormente proceder a su destrucción.
Destrucción en planta
Optando por este servicio es la empresa la que viene a nuestra planta con todos sus documentos para ser destruidos. Puede estar presente en el proceso para comprobar que efectivamente se está llevando a cabo de forma segura.
Si es una empresa de trabajo temporal o una agencia de azafatas, le invitamos a reflexionar sobre cuántos papeles tendrá en su oficina que solo ocupan espacio, o incluso pueden llegar a comprometer la privacidad de las personas que le han confiado sus datos. Como hemos visto, es necesario llevar a cabo una especie de profesionalización de la destrucción documental; debe ser un proceso organizado a tener en cuenta. Contáctenos para contar con nuestros servicios.
